담덕이의 탐방일지

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이번에는 기술적인 이야기가 아니고 가벼운(?) 이야기를 해볼까 합니다.

레드마인 뿐만이 아니고 어떤 시스템(프로그램이 아닌 업무 프로세스를 포함)을 도입하게 되는 경우

반발이 심한 곳(?)은 오히려 임원급이 아닌 함께 일하는 실무자 들입니다.

"왜 내 업무와 관계도 없는 일을 더 해야 하느냐?"
"일을 줄이는게 아니고 일을 더 해야 되느냐?"

뭐.. 대략 이런 이유로 반발이 발생하게 되는 경우가 많더군요..

뭐.. 저도 회사생활 초창기에는 이런 이유들이 이해(?)가 될 때도 있었습니다.
지금 하고 있는 일들도 바뻐 죽겠는데 왜 쓸데 없는걸 자꾸 시키는 건지 이유를 알지 못했었죠

그런데 한번 따져보면 왜 프로세스가 필요한지
이런 프로세스를 관리할 시스템이 필요한지 알게 됩니다.

먼저 내 업무와 관계도 없는 일에 대한 이야기를 해볼까요!
작게 레드마인으로 한정해서 이야기 해보겠습니다.

레드마인에서 가장 중요한 모듈(메뉴)은 일감입니다.

이 일감을 통해서 부서 내부의 소통과 타부서와의 소통을 이루려고 합니다.

그럼 전에도 이야기 했듯이 이 소통을 위한 방법을 어떻게 하고 계신가요?

이메일을 통해서?
전화로?
구두로?

이러한 방법들에 아무런 불만 없이 잘 되고 계신가요?

아마 없을거라고 생각합니다.

있거나 다른 방법이 있다면 알려주세요..
(어디까지나 제 기준에 한해서 작성하고 있는 포스트이니까요..)

이메일을 통해서 매번 답변 오기를 기다리고 지난 메일들을 찾기 위해서 별도로 정리하고 이건 번거롭지 않으신가요?
전화로 이해 되지도 않는 이야기를 주고 받다가 언성을 높이거나 쓸데 없이 회의를 잡아서 시간을 까먹으신 적 없으신가요?
구두 상으로 협의 되었다고 생각했는데 막상 진행 중에 또는 결과가 나왔을때 서로 다른 생각이었다는걸 알고 좌절 하신 적은요?

이러 문제점들을 해결하기 위해서 업무를 문서로 남기고
업무의 진행 상황을 공유하고
이력관리로 문제점을 최소화 시키자고 하는건데 정말 자기와는 관계 없는 일인가요?


다음으로 일을 줄이는게 아니고 일을 줄이기 위한 일이 늘어난다는 이유에 대해 알아보겠습니다.


자꾸 같은 얘기의 반복이 되는데
그동안 이메일로 전화로, 구두상으로 일 처리하고 계신걸
다른 걸로 대체하는것 뿐이잖아요..

이메일로 내용 전달할 것을 레드마인에 적을 뿐이고 수신자를 담당자로 지정할 뿐이고
참조로 넣는 사람들을 일감 지킴이로 등록시켜 놓으면
다음번에는 같은 일에 대해 다시 제목을 적고 수신자를 선택하고 참조자들을 선택하지 않아도
해당 일이 끝날때까지는 계속 저장되어 있으니 변경된 내용만 기록하면 되고
그로 인해 자동으로 이력이 저장되고 관리가 될 뿐만 아니라
Gantt 차트나 달력으로 확인도 되는데
왜 일이 늘어난다고 생각하시나요?

물론 컴퓨터에 익숙하지 않으신 분들은 새로운걸 또 배워야 되는 부담감이 있다는건 인정합니다.
그러나 해보지도 않고 무조건 어렵다고 하는건 핑계잖아요..

일단 해봅시다.

본인들이 원하는건 누가 가르쳐 주지 않아도 잘 배워서 사용하시잖아요..
어렵지 않아요

그리고 혼자서 독학하지 않으셔도 됩니다.

가르쳐 드릴게요..

이 시스템(레드마인 뿐만이 아니라)을 도입하려고 하시는 분이 잘 알려드릴거에요..

그리고 우리 또는 나와 맞지 않는 프로세스는 말씀해 주세요..
바꿔야지요..

업무 프로세스라는거!
절대 한번에 100% 완벽하게 구축하고 이대로만 하자고 하면 절대 사용 못 합니다.
(늘 말하지만 제 경험에 국한되서 하는 얘기입니다.)

우리 팀에 맞는 프로세스라고 생각해서 배포하지만
타 팀이나 타 부서에는 맞지 않을 수도 있고
프로세스를 정립한 사람들이 모르는 다른 문제점들이 있을 수도 있습니다.
그럼 고쳐야죠
개선해 나가야죠

그렇게 앞으로 나아가는 겁니다.
개인이 그룹이 되고 그룹이 팀이 되고 팀이 부서가 되서
전사적인 프로세스가 만들어지는거에요

사실 회사 일이라는게 그렇지 않나요? ^^

레드마인 시스템 자체에 대한 얘기가 아니고 시스템을 도입하는데에 생기는 문제점들에 대해
가볍게(?) 얘기 해 보려고 했는데 쓰다 보니 좀 격해진 느낌이 드네요..

다음번에는 정말 가볍게 (가능하다면요.. ^^;;; ) 진행 해 보도록 하겠습니다.


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